BvLArchivio®

Dokumentenverwaltung leicht gemacht

Ihre Dokumentenprozesse.

Die Informationsflut nimmt in allen Bereichen ständig zu. Sie stellt eine Herausforderung dar, der sich niemand entziehen kann und stellt Unternehmen und ihre Mitarbeiter vor immer größere Herausforderungen. Die Fähigkeit von Unternehmen, diese Informationsflut zu bewältigen, zu kontrollieren und im Unternehmen zu steuern, ist mittlerweile ein ernstzunehmender Wettbewerbsfaktor.

Sehen Sie sich vielleicht auch ständig mit folgenden Herausforderungen konfrontiert?

  • Als kleines oder mittelständiges Unternehmen müssen Sie schnell auf Kundenanfragen reagieren und auf benötigte Informationen direkt zugreifen können.
  • Sie verbringen viel Zeit mit der Suche von Dokumenten.
  • Sie möchten die Verwaltung Ihrer Dokumente vereinfachen bzw. Workflows automatisieren.
  • Die Bearbeitungsgeschwindigkeit von Kundenaufträgen und -anfragen könnte gesteigert werden.
  • Kundendaten sind unvollständig und nie auf dem letzten Stand.
  • Sie möchten sich nicht um Server-Installationen kümmern, aber eine Cloud-Lösung ist Ihnen zu unsicher.
  • Sie verschwenden viel Platz für Papierarchive und Aktenschränke.

Wir bieten Ihnen eine professionelle Lösung, mit der Sie Ihre Dokumente elektronisch verwalten können. Sparen Sie Zeit und Kosten durch den Wegfall von Papierarchiven sowie durch die Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse.

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Unsere Optimierung.

Mit BvLArchivio® erhalten Sie vollständige Kontrolle über alle Ihre Dokumente. BvLArchivio® ist eine Komplettlösung für digitale Archivierung, bestehend aus Hardware und installierter Software.

Aufgrund der Einfachheit der Anwendung ist BvLArchivio® insbesondere für kleinere und mittlere Unternehmen geeignet, die wegen der Komplexität des Themas, aufwendiger Umstellungsverfahren sowie hoher Kosten für EDV-Administrationen und Mitarbeiterschulungen vor der digitalen Archivierung bisher zurückscheuten. Mit BvLArchivio® steht Ihnen der unkomplizierte Einstieg in die Welt der digitalen Archivierung offen.

Das System funktioniert einfach, intuitiv, kostengünstig und schulungsfrei, da sich die Anwendung quasi wie von selbst erschließt.

Gerade durch die einfache Einbindung und Handhabung von BvLArchivio® steht einem sofortigen Einsatz nichts im Wege. Scannen Sie vom eigenen Multifunktionssystem oder Scanner direkt ins Archiv.

Suchen Sie von jedem Arbeitsplatz, Smartphone oder Tablet in Sekundenschnelle Ihre Dokumente und Dateien.

Ihr zentraler Archiv-Server wird Ihnen komplett mit der gesamten installierten Software angeliefert. Die Box oder das Rack wird einfach an das Netzwerk und das Stromnetz angeschlossen und ist sofort einsatzbereit.

Eine Besonderheit ist das bereits auf einer internen Festplatte installierte Betriebssystem. Separat dazu gibt es eine Hauptdaten- und mehrere Sicherungsplatten – diese strikte Trennung gewährleistet ein Höchstmaß an Datenschutz, da ein unkontrollierter Datenzugang bei EDV-Administrationen entfällt.

Pro System können bis zu fünf Archive angelegt werden, die insgesamt den Inhalt von etwa 200.000 Ordnern oder bis zu 50 Millionen Seiten fassen können (Stand IV/13). Die Festplattenkapazität – heute bis zu 5 Terabyte – lässt sich zukünftig jederzeit erweitern; auch können mehrere Fertigboxsysteme parallel nebeneinander betrieben werden. BvLArchivio® kann also beliebig mitwachsen und ist daher für Unternehmen jeder Größe geeignet.

Die Highlights.

  • Komplettlösung für die digitale Archivierung
  • Archiv- und Dokumenten-Management-Server in einem
  • 100% Datenhoheit
  • fertig installiert und vollständig administrationsfrei
  • einfach, intuitiv, kostengünstig und schulungsfrei
  • Schutz vor unkontrolliertem Datenzugang
  • keine User-Limitierung
  • skalierbare Lösung, die mit dem Unternehmen wachsen kann
  • einfache Effizienzsteigerung von Geschäftsprozessen durch Digitalisierung von Papierdokumenten bei gleichzeitig geringerem Papierkonsum
  • revisionssicher und gesetzeskonform verwalten und archivieren

Ihre Vorteile.

Archivierung und Verschlagwortung.

Die Archivierung der Dateien erfolgt direkt vom PC in jeglichem Format. Eine Teil- oder Volltext-Verschlagwortung erübrigt jegliche Nachbearbeitung. Schnittstellen ermöglichen ein automatisiertes Archivieren beispielsweise aus Warenwirtschaftssystemen, Buchhaltungsprogrammen oder von E-Mail-Servern.

Keine User Limitierung.

BvLArchivio® kann pro Tag bis zu 15.000 Dokumente und Dateien verarbeiten. Eine Begrenzung von Arbeitsplätzen, Usern oder Zahl der eingesetzten Scanner gibt es nicht.

Sicherheit.

Gespeichert wird manipulationssicher und verschlüsselt im offiziellen Langzeitarchivformat PDF/A. PDF/A-Dateien lassen sich mit einem PDF-Reader öffnen, lesen, durchsuchen und ausdrucken. Die Verschlüsselung bewirkt, dass – sollte einmal eine Festplatte gestohlen werden oder in unbefugte Hände gelangen – die Daten nicht gelesen oder kopiert werden können. Zusätzliche Sicherheit bietet BvLArchivio®, da es als fertig installierter Archiv-Server zu Ihnen kommt. Der Archiv-Server steht in Ihren Räumen, in Ihrem Netzwerk und ist somit vor fremden Zugriffen sicher.

Technologisch auf dem neusten Stand.

Mit BvLArchivio® verlieren Sie niemals den technologischen Anschluss. Denn spätestens nach vier Jahren werden alle Daten auf neue Speichermedien mit den dann geltenden Standards transferiert. Damit entsprechen Sie auch der gesetzlichen Auflage, dass Daten über zehn Jahren lesbar sein müssen.

Immer funktionsfähig.

Eine 48 Monate währende Garantie ist im Preis von BvLArchivio® enthalten. Diese schließt den Hardware-Sofortaustausch bei einem Defekt sowie einen kostenlosen Software-Support- und Update-Service ein. Alle Garantieleistungen werden ohne Umwege direkt vom Hersteller erbracht. So ist stets dafür gesorgt, dass Ihr BvLArchivio® immer funktionsfähig ist.

Kontaktieren Sie uns rund um das Thema BvLArchivio® und sichern Sie sich einen kostenfreien Informationstermin!

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